论固定资产的内部控制管理

企业实行内部控制是为了在遵守现行的法律、法规、行业规章和企业内部管理制度的情况下,合理保证财务报告的真实可靠,防止错误和舞弊的发生;保证企业资产的安全完整;改善企业经营管理,提高企业的经营效率和效果。固定资产管理是企业管理的重要组成部分,是一项复杂的组织工作,固定资产的建造、使用和处置涉及主管部门、使用部门、财务部门等,必须由相关部门协同参与,因此也成为企业内部控制重点关注的领域。

一、固定资产管理中存在的问题

1.固定资产预算管理流于形式固定资产配置、使用、处置等环节没有做到资产管理与预算管理、财务管理相结合,资产统计报告等资产管理的基础数据资料未作为财政部门编制预算、配置资产的基本依据,资产配置的审批存在较大的盲目性,固定资产预算不像销售预算那样得到足够得重视,甚至没有一般的申请审批授权手续,直接购置。

2.办公用设备较难管理办公设备,由于其移动方便,随着时间、人员、科室的变化,较难管理,形成长期账实不符。虽然每年都进行固定资产盘点,但往往由于资产交接手续不全,无法明确相应的责任人。

3.忽视对设备的保养忽视对设备的保养,或用修理来替代保养,无形中缩短了设备的使用寿命,投保控制不严。

4.购置流程简单,控制点少固定资产购置流程过于简单,采购时往往只做简单的性价比,没有申请计划与可行性研究报告,导致流程的控制点少,专业的固定资产管理人员配备不足。

5.所有权与使用权脱节企业集团各关联单位设备调拨使用频繁,固定资产所有权与使用权时常脱节。

二、固定资产内部会计控制的关键

1.固定资产岗位分工控制不相容的岗位应该相互分离,同一部门或个人不得办理固定资产业务的全过程。固定资产投资预算的编制与审批,采购、验收与款项支付,投保的申请与审批,保管与清查,处置的申请与审批等业务的相关会计处理等,应由不同的部门负责,彼此之间相互分离,形成合理的监督制衡。例如,规定企业采购固定资产,必须先由固定资产使用部门填写“请购单”,经请购部门经理审核,并注明请购日期、请购单位、用途说明、品名、规格、数量、需要日期、建议厂商等资料。再由固定资产主管部门复核增添该项固定资产的适用性及必要性,如公司内部可调拨,则按固定资产内部转移流程,做内部调拨;如公司内部无法调拨,则按审批权限送相关部门会签并报总经理批准。采购部门在接到经批准的“请购单”后,办理采购业务,财务部门再根据请购单及采购合同、付款通知支付款项。

2.固定资产业务授权批准控制明确必须明确固定资产的请购、审批、采购、验收、付款、处置等业务的授权审批方式、程序及审批人的权限、责任。对于超越授权范围的固定资产业务,经办人有权拒绝办理,并及时向上级部门报告。例如,规定固定资产的预算须经单位高层管理机构批准,取得和处置须有管理当局的书面批准,固定资产的内部转移必须有固定资产管理部门的批准等。

3.固定资产取得和验收控制建立固定资产投资预算制度,控制预算的编制、调整与审批,对于重大固定资产的采购过程应当规范、透明。由项目检测部门批准验收,对验收合格的固定资产应及时办理入库、编号、建卡、分配手续。财务部门应当按照国家统一的会计制度的规定,及时确认固定资产的建造成本,保证固定资产计价的准确性。资产管理要将资产相关各部门的管理职责流程化,建立与各项资产的全生命周期过程相适应的管理,实现跨部门的协同工作。在资产的实物管理、静态管理的基础上,扩大资产的管理范围,强化资产的价值管理,做到资产的动态管理,落实资产的效益管理。

4.固定资产使用与维护控制建立归口分级管理与岗位责任制,定期对固定资产进行检查、维修和保养,保证固定资产的实际存在和合理养护;建立明细分类辅助账,保证固定资产折旧方法的合理准确;固定资产主管部门负责对应投保的项目提出申请,必要时可采取投标方式确定保险公司,经审批后,办理投保手续;固定资产主管部门定期组织使用部门对固定资产进行盘点,每年年末与财务部门对固定资产进行检查、分析,核对账实,如有差异及时分析,报批后调整相关资产的账面价值。

5.固定资产处置与转移控制固定资产的处置应由独立于固定资产主管部门和使用部门的其他部门或人员办理,合理界定处置依据,是正常报废还是意外毁损或丢失;确定合理的处置方式,是责令直接责任人赔偿损失还是获取保险公司的赔偿;提前报废的固定资产还需向税务部门报告税前损失,处置价格须委托具有资质的中介机构进行资产评估。对于重大固定资产的处置应采取集体合议审批制度,建立会议审批记录机制。固定资产处置涉及产权变更的,及时办理产权变更手续。出租、出借固定资产,固定资产主管部门和财务部门按规定报批后,签订合同,约定相关事项,避免有的单位将闲置的房屋、车辆等固定资产出租创收,其出租收入不入账或私设“小金库”,用于经费不足或搞职工福利,应将收入费用及时入账。

企业集团或部门之间调拨固定资产,应填制“调拨单”,明确调拨时间、地点、编号、名称、规格、型号等,核定调拨价值,报批后及时办理调拨手续。

三、建立对固定资产内部控制的监督检查制度单位应设置内部控制的专门检查机构,并配备相应人员,明确其职责权限。定期或不定期地对固定资产内部控制的执行情况进行检查,并将检查过程中发现的问题及内部控制中的薄弱环节及时反馈给相关部门,以加强固定资产管理信息化,防止并及时发现和纠正固定资产业务中的各种差错和舞弊,保护固定资产的安全、完整,提高固定资产的使用效率。

行政事业单位内控管理之重点要素

行政事业单位建立与实施内部控制包括的要素主要有以下几个方面:

1.内部环境——是行政事业单位实施内部控制的基础。

2.风险评估——是行政事业单位及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略。

3.控制活动——是行政事业单位根据风险评估结果,采用相应的控制措施、政策和方法,将风险控制在可承受范围之内。

4.信息与沟通——是行政事业单位及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,并在行政事业单位内部、单位与外部之间进行有效沟通。

5.内部监督——是行政事业单位对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,发现内部控制缺陷,应当及时加以改进。

四川省省级行政事业单位办公设备配置标准发布

机关事业单位办公桌多少钱一张?正局级岗位可以配备哪些东西?

昨日,成都商报记者梳理相关资料发现,四川省省级、成都市市级

行政事业单位通用办公设备和办公家具配置标准非常严格,省级行

政事业单位具体到了实物量标准、价格上限标准和最低使用年限,

例如空调最少用10年,单人沙发价格上限为800元/个;市级行政事

业单位则具体到了沙发、办公椅等材质,要求为国产皮质。

省级标准:办公桌椅最少要用15年

日前省财政厅制定出台了《四川省省级行

政事业单位通用办公设备和办公家具配置标准(试行)》,将省级党政机关、人民团体及与财政有经费缴拨关系的事业单位配置通用办公设备和家具纳入规范管理,对相关资产的实物量标准、价格上限标准和最低使用年限标准作出规定。

市级标准:具体到长宽高尺寸限定

八项规定之后,政府部门的办公设备和家具配置广受关注,日前四川出台的标准,也是四川首次以财政厅的名义明文规定行政事业单位的配备标准。事实上,此前,成都市机关事务管理局也出台了《成都市市级行政事业单位通用办公设备和办公家具配置标准》,不仅规定了局级、处级、会议室等可以配备哪些设备和家具,还具体规定了家具的长宽高尺寸和桌椅的材质,办公桌、办公椅、桌前椅、沙发、会议椅等均要求为国产皮质。

行政事业单位固定资产内部控制存在的问题及对策分析

内容提要:行政事业单位固定资产是行政事业单位开展业务及其他活动的重要物质条件,在各单位的资产结构中占有很大的比重,其管理状况如何,对行政事业单位业务活动的开展、经济效益的提高以及资产的保值增值等均具有十分重要的影响。本文分析了行政事业单位固定资产内部控制的现状以及造成固定资产管理不规范的原因,并进一步提出了几点完善行政事业单位固定资产内部控制的对策。

关键词:行政事业单位 固定资产 内部控制

行政事业单位固定资产是行政事业单位开展业务及其他活动的重要物质条件,在各单位的资产结构中占有很大的比重,其管理状况如何,对行政事业单位业务活动的开展、经济效益的提高以及资产的保值增值等均具有十分重要的影响。但从目前实际情况来看,行政事业单位在固定资产管理上普遍存在制度不健全、职责不明确、忽视管理、转移情况严重、处置不合规定、使用效率低以及监督力度不够等问题,急需采取有效措施,加强行政事业单位固定资产的内部控制。

1 内部控制的内涵及固定资产内部控制的必要性

1.1内部控制的内涵

内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物,其内容是随着公司对内强化管理,对外满足社会需要而不断丰富和发展的。著名学者塞缪尔·约翰逊将其定义为“由另一个职员保管的登记薄或账册,可由他人逐项检查”。i

所谓内部控制,是在内部牵制的基础上,由企业管理人员在经营管理实践中创造、并经审计人员理论总结而逐步完善的自我监督和自行调整体系。COSO报告中把内部控制定义为:内部控制是由企业董事会、管理当局和其他员工实施的,为保证财务报告的可靠性、经营的效率效果以及现行法规的遵循等目标的达成而提供合理保证的过程。其构成要素来源于管理层经营企业的方式,并与管理的过程相结合。其整体架构主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等五项要素构成。与其相对应的内部控制可以分为经营控制、财务报告控制和遵循控制。

1.2 固定资产内部控制的必要性

行政事业单位的固定资产主要用于科研、行政管理,其价值大到几万元、上百万元的仪器、设备设施,小到几百元的办公用品等。行政事业单位固定资产是国有资产的重要组成部分,且在各单位资产中占绝大比重,是行使行政事业单位各项职能,维持行政事业单位正常运转的物质基础。随着行政事业单位体制改革的深入,对行政事业单位管理机制提出了新的要求。而行政事业单位现行的固定资产会计核算仍然沿用的是计划经济时期财政统收统支管理下的会计核算模式。在现阶段,这种核算模式的弊端越来越显现出来。 1.2.1主要表现在:

1.固定资产购建时采用的收付实现制核算方法,很难使行政事业单位的实际支出与政府总预算支出保持一致,已不适应新形势发展的要求。从理论上来讲,收入和支出反映的是不同会计主体间以货币为媒介的交换结果,但现行行政事业单位按照收付实现制原则,容易混淆收入与支出概念的不同内涵,并且对收益性支出和资本性支出也不能严格的区分。从而导致行政事业单位的会计信息不能反映其真实的财务运营状况,使得许多单位的盈余不均衡,乱开支现象严重,形成大量的账外资产,大大降低了会计信息的质量。

2.固定资产不计提折旧。这就使得行政事业单位经济资源价值的变化情况无法得到真实的反映。现行行政事业单位会计制度规定,行政事业单位在购置固定资产时,将全部支出列入当期支出,同时反映其原始价值,不计提折旧。这种规定,就使得财务人员及固定资产使用单位对固定资产的增减核算把关不严,对每年的固定资产报表敷衍了事,致使固定资产利用率相对不高,资产闲置和流失比较严重。

基于上述问题的存在,笔者认为如何适应新形势下的发展需要,进一步强化和完善行政事业单位固定资产的配置和管理,使其既能够满足社会公共需要,又不造成资源浪费,是目前迫切需要解决的问题。

2 行政事业单位固定资产管理存在的问题

近年来,国家、省、市非常重视行政事业单位的固定资产管理,陆续出台了一系列规章制度,对提高固定资产管理水平起到了一定作用。但是,由于种种原因使得目前行政事业单位资产管理中仍不同程度地存在固定资产管理意识淡薄,账实不符、家底不清、产权不明、处置随意性大、固定资产闲置、浪费流失严重等等问题。

2.1制度不健全,职责不明确

不少单位没有健全的固定资产管理内控制度,在管理上无章可循,基础管理工作薄弱,导致账实不符,“家底不清”。

2.1.1资产管理不到位。有的单位基建工程早已验收交付使用但未记入固定资产导致基建工程与财务决算脱钩;有的单位购建固定资产,接受捐赠固定资产等不入账,领用、缴销无手续造成固定资产不真实、长期流于账外;有的单位擅自报废、处置固定资产,不经财政国有资产管理部门审批、不到财务部门销账,其收益不按规定上级财政部门,直接记入本单位其他收入或在往来款挂账造成固定资产流失;有的单位对固定资产岗位管理人员配备要求不严,造成台账资料登记混乱;有的单位固定资产管理的各个环节的职责不明确,对固定资产流失的相关责任追究等没有约束机制。如固定资产管理人员变动时没能办理交接手续,物随人走或卡片不随物走等现象时有发生;有的单位对将闲置的房屋等固定资产进行租赁、承包经营而取得的收入不入账或账外账,用于抵招待费、发奖金、福利费支出等或依托自身的行政职能,办起了各种经济实体,将固定资产长期无偿供经济实体使用,不计提折旧,使得实体成本费用核算不实,造成国有资产收益的流失;许多单位没有定期对固定资产进行清查盘点,固定资产保管、使用是否正常一无所知,不能及时发现和堵塞管理中的漏洞,妥善处理和解决出现的问题,制定相应的改进措施。

2.1.2 会计核算不规范。有的单位对固定资产核算管理工作不重视,不按财务制度办事,只设总账没能建立健全固定资产明细账、固定资产卡片。固定资产账面只反映固定资产总值,没有记载明细资产的实物数量及其金额,财务部门无法确认固定资产数量的多少,账面资产总值失去了对实物的控制,无法真实反映和有效控制固定的增减变化;有的单位总账与明细不符或账实不符、账卡不符;有的单位由单位专项资金申请购置固定资产只在经费中支出,未在“固定资产”科目中反映;固定资产购建时采用的收付实现制核算方法,很难使行政事业单位的实际支出与政府总预算支出保持一致,从理论上来讲,收入和支出反映的是不同会计主体间以货币为媒介的交换结果:收入是某一会计主体提供产品或服务后,等价交换原则下以货币为媒介的价值流入,而支出则是某一会计主体获取产品或服务时对等的货币价值的流出;同时,在某一会计期间可与收入配比的支出(即收益性支出)与一般支出(包括收益性支出和资本性支出)概念是有区别的。现行行政事业单位只是按收付实现制原则,将一切非明确由投资或负债导致的货币流入或货币流出均计作收入或支出,同时又将按此办法核算的支出简单地与当期收入配比,使得许多单位的盈余不均衡,大大降低了会计信息的质量。

2.2 固定资产的转移情况严重

2.2.1其主要表现是:

1.有少数上级单位由于某种原因,利用管理控制资金的分配权利利用下级单位的名义购买固定资产,且记入下级单位固定资产账户而下级单位从未使用过,甚至未见过该固定资产,下级单位往往考虑到自己所处的位置,而不予管,久而久之也就不了了之。

2.上级单位个别工作人员以工作名义长期借用下级单位的车辆、电脑等固定资产,下级部门由于受制于上级单位个别人的权利往往有苦难言。

3.有些单位工作人员调动,办理手续时不经财物管理部门签字,领导就同意人事部门给予办理调动手续,等财物管理部门要求其退还所使用的固定资产时,其一直推拖,至到人走了物品还不归还,引起的固定资产流失;有些领导调到另一个单位任职,或者升迁到更高一级单位任职,将原来乘座的小轿车和手提电脑也带走,财物管理部门或单位领导碍于面子也不追要,造成固定资产转移。

4.部分单位将不用或过时的固定资产转移给其他单位时不及时进行账务处理。由于过时或不用的固定资产对于该单位而言已没有使用价值,因而不被重视,领导的一句话往往就会处理掉部分价值不菲的资产。

2.3 固定资产处置不合规定

一些行政事业单位处置固定资产随意性较大,未主动向主管部门提出申请处置固定资产的报告,也不经财政部门审批,报废、处置固定资产不及时记账。有的单位报废收人不入账或少入账,私设“小金库”,造成资金“体外循环”,账、实严重不符,助长了腐败行为的发生;有的单位未经评估、审批,在不公开的情况下就将固定资产自行出售;有的单位自行将非经营性资产转为经营性资产,游离于财务监管之外;有的单位固定资产报废、报损管理不规范,不该报废的任意报废,而该报废的却长期不报废。

2.4 资产收益流失

行政事业单位固定资产来源大多为无偿划拨和财政拨款积累形成,固定资产按其性质和用途划分属非经营性国有资产,主要为从事公务活动之用,不是为了转售,但有闲置资产进行合理利用是可以的,将闲置的车辆、房屋等固定资产出租创收,这本应是增收节支的好事,而有些单位将取得的收益不入账或设立账外账,直接用于发放各种名目的奖金、福利,造成部门单位之间因占有国有资产的资源不同,而使职工的工资外的福利待遇相差收入悬殊的不公开现象,有的虽将收入入账核算,却未向税务部门申报纳税,造成国家税款流失。

2.5固定资产使用效率低

有些单位盲目、重复购置固定资产,大量资产利用率不高。现在电脑使用已经很普遍,但几千元的电脑也要做到购买就应物尽其用,有时没必要人人一台,有的部门甚至1人两台,电脑在行政机关大部分人使用也是作为文字处理使用,没必要都买当前配置最好的,有些人只用来打打字,确要用配置最高、功能最全,结果造成大部分功能用不上,造成浪费。

近年来随着机构改革的深入,部分行政事业单位之间的撤并、人员的减少和办公设施的更新,造成闲置固定资产的问题比较突出。

2.6有关部门监督力度不够

省级财政部门及国有资产管理部门这几年对企业的资产保值增值抓的比较多、可对行政事业单位的固定资产管理,每年只是走形式的对产权登记证进行审核,有时由于行政事业单位机构改革的原因,连产权登记证都很少审核。

省级有关部门只重视资金的分配,而对于分配下去的资金购置的资产使用情况,很少监督检查。这几年,政府集中采购管的比较严,金额较大的购置物品,统一由采购中心集中采购,可对各单位购置的资产是否合理、使用情况却无人过问。

3.固定资产内部控制不规范的原因

3.1对行政事业单位固定资产管理重要性的认识不足

行政事业单位固定资产主要是由国家财政拨款或单位专项资金申请购置的,经费来源大多一次投入,且在使用过程中不计折旧,不计使用成本,其占有其有无偿性。目前行政事业单位普遍存在“重购置,轻管理;重钱轻物”现象。ii购置时存在随意性乃至盲目性,超前消费、追求“高精尖”、提前更新等等,没有严格的约束制度,使得行政事业单位固定资产增长幅度过快,而使用效益、使用成本无人问律,造成管钱管物脱节、购用脱节、固定资产闲置、浪费、流失较为严重。

3.2核算制度、内控制度不健全

大多数单位核算制度、固定资产内部控制制度不健全且执行的有效性较差,职责不明,大多数单位没有建立必要的固定资产管理使用责任制、资产清理盘点制度等,保管、使用责任不清。

3.3管理人员业务不熟

部分单位财会人员和固定资产管理人员对业务不熟悉,工作责任心不强,该建账的没建,该登记账卡的没登,该按规定上报核销的不报。

3.4利益驱动,故意放松管理

有句话“浑水摸鱼”使得该管的不管,能管好的也不愿管好,有些单位固定资产管理人员考虑要管好就会得罪一些人,甚至得罪领导。管好了也没奖励。不管或管不好也没有人要求自己去负责,所以许多管理人员不愿去管。资产使用、管理的好坏与单位和个人的利益不直接挂钩,因而能多占用就多占用,造成固定资产的大量闲置、浪费。

上述这些问题造成资产的浪费,影响政府的办事效率,影响政府的形象,并将直接影响到会计信息的真实性,造成政府在决策时的失误。因此,各单位应高度重视固定资产的管理。

定资产账面不能反映资产真实价值的问题,建议借鉴企业会计制度关于固定资产会计核算的规定,结合行政事业单位购建固定资产时一次性列支的实际,应增设“累计折旧”会计科目列于资产负债表“固定资产”科目下方,作为固定资产的备抵调整科目,同时增设专栏反映固定资产净值。考虑到现今行政事业单位固定资产的购置不完全是国家拨款,有的是自筹资金或创收收入,还有捐赠转入等其他方式,因此,行政事业单位应按资金性质、分期、分批计提固定资产折旧,也可采用简易的直线法计提折旧,对提前报废的资产不再补提折旧,对超期使用的资产不再续提折旧,并根据固定资产项目进行固定资产折旧的明细核算。这样,才能够及时准确地反映行政事业单位固定资产实际价值,为政府宏观调控与单位管理决策提供依据。

4.3建立健全固定资产使用、调拨、处置等项工作程序

对购置的固定资产建立出入库制度,在实际支出发生后应作相应的入库手续,根据原始发票内容填制入库单,由固定资产实物管理部门负责人和仓库管理员在入库单上签字。使用部门实际领用固定资产时,由使用部门资产管理人员在出库单上签字办理出库手续,同时固定资产管理人员应建立固定资产卡片一式三份,原则上一卡一物,但同批购入同一部门使用的同品种实物可多物一卡。卡片上应列明资产名称、购入时间、使用时间、单价、数量、金额、杂费等项目内容,卡片应由使用部门有关人员签字确认。建造的固定资产应在工程验收后确定固定资产的入账价值,各部门需要增加的固定资产,使用部门应向实物管理部门提交固定资产调入申请书或购置报告书,得到单位主管领导批准后,方可采购或调剂。调出的固定资产应填列固定资产调出申请书,得到实物管理部门及相关部门批准后,方可调出。原使用部门的资产卡片应跟随固定资产的调入、调出,转到新的使用部门。实物管理部门将资产使用部门变更情况在卡片上或明细账上作相应记载,并定期将变更情况书面通知固定资产账务管理部门。

4.4加强固定资产报废处理的管理

由使用部门提出报废申请书送交实物管理部门,由其签署意见后提交内部审计部门及主管领导同意后,转交固定资产账务管理部门,进行账务调整,并通知实物管理部门对固定资产进行处置,属于国有资产的需要到财政部门履行报批手续。毁损或不需用固定资产的变卖处置也应遵循一定的程序进行处理,内部审计部门要参与监督。

4.5建立和完善固定资产盘点制度

每年至少要进行一次固定资产盘点,盘点应由内部审计及财务部门人员进行监督控制,实物管理部门具体执行,各资产使用部门密切配合,实物管理部门人员根据资产卡片及资产明细账进行账、卡、物的核对。出现盘亏、毁损的应查明原因,提交有关部门处理,并将盘点结果通知使用部门的资产管理人员、内部审计部门、固定资产账务管理部门及主管领导。固定资产账务管理部门根据实物管理部门提交的盘点报告,进行固定资产的账务调整。无论是使用部门自行上报还是盘点中发现固定资产毁损、丢失、盘亏等情况,实物管理部门均应配合单位内部审计、财务等部门查明原因,个人因素造成的追究其责任,因不可抗因素造成的,要写出书面报告并经主管领导审批后,方可报有关部门作调账处理。

4.6国有资产管理部门应加强对固定资产的监督

对于采购固定资产应严格执行政府采购的有关制度,实行公开招标,公平竞争。对固定资产的管理不能只停在对数字的监督,要深入到各单位、各部门,同时对于金额比较大的固定资产要定期检查其是否流失,加强对固定资产报损的管理,对于确实已损坏或无法维修的固定资产予以核销,但是对于可以追回的固定资产要责令追回。

员进行监督控制,实物管理部门具体执行,各资产使用部门密切配合,实物管理部门人员根据资产卡片及资产明细账进行账、卡、物的核对。出现盘亏、毁损的应查明原因,提交有关部门处理,并将盘点结果通知使用部门的资产管理人员、内部审计部门、固定资产账务管理部门及主管领导。

行政事业单位固定资产管理不容忽视

随着社会经济的迅速发展,各行政事业单位根据现行工作需要添置了大量的办公设备、电子产品及专用设备等资产,单位固定资产总额不断扩大。但有些行政事业单位固定资产管理工作薄弱,存在着机制不健全、管理混乱等诸多问题。这些问题在以往的审计工作中经常会发现,主要表现在以下方面:

一、固定资产未入账。这是审计中最常见的问题,有些单位对已采购使用的设备不入账,接受捐赠、调拨的资产无手续等情况。

二、未登记固定资产明细账,而且有些部门未定期对资产进行清理、盘点,导致资产账实不符。

三、对固定资产的范围、分类、计价不够明确。有些单位将一些未纳入固定资产范围的物资当作固定资产进行登记管理,虚增资产总额。

四、资产调拨手续不完善、不合规。有些部门给下级部门、单位调拨资产没有按照程序进行,未经政府主管部门、财政部门审核。

五、固定资产的处置不合理。报废、转出的固定资产未进行及时核减,部分单位将闲置不用的固定资产擅自处理,未办理任何资产核减手续,导致财务人员无法调整账务。

六、一些基建项目竣工且已经交付使用,基建形成的固定资产长期挂在建工程,未按照固定资产管理办法转做固定资产。

七、有些单位利用项目资金违规操作,购置车辆、设备等资产,放置帐外,未纳入单位帐内统一核算,存在资产流失的情况。

综上所述,固定资产管理工作之所以会存在上述种种问题,很大程度上来源于历史上长期粗放式管理形成的遗留问题积淀,还有一部分源于现有体制的不完善,问题诸多不容忽视。针对固定资产管理中存在的种种问题,应进一步健全和完善固定资产管理体制,做到“权责分工明确,管理高效有序,过程公开透明,监督检查到位”。

为优化行政事业单位固定资产管理工作,各单位应提高认识,完善资产管理机制,并严格按照相关法律法规,牢固树立依法管理国有资产的意识。

一是要增强对固定资产管理意识,严格固定资产的账务处理,实行分级管理的原则。财务人员分类建立固定资产总账,记录固定资产情况;办公室建立分类明细和固定资产登记卡,并同时建立资产使用登记卡,标明财产编号,且定期对资产进行清理、盘点。

二是对外单位赠与的固定资产,财务人员要督促经办人员,按照规范取得手续,并及时入账;对上级主管部门赠送的固定资产按固定资产合法正规的收据入账。如原价无法查得,按照估价金额,以资产增置手续办理入账。

三是对基建形成的固定资产,应先按账面价值转作固定资产,待审计决算后,据实调账。

四是对报废、损毁的固定资产,单位应及时填写报废、报损申请单,经逐级领导审批后,由本单位以书面文件形式,上报国有资产管理部门审批核销。

五是财政部门应完善固定资产管理相关政策,加强管理及监督,确保固定资产真实、完整、安全。

【转】内控落地要解决三个层面的问题

有没有内控与公司是否存为管理风险完全是两回事。没有内控,公司运营可以做到安然无事;内控设计极尽缜密,公司管理也可能失控。如果想让公司内控真正发挥作用,应重点关注三个层面的问题:

一、设计层面:有没有

公司管理的关键控制点有没有制度流程加以规范,这是内控要优先解决的问题。没有制度设计,等于做事无法可依,把经营管理建立在个人的职业操守与道德良心上是不可持续的,也是危险的。

我以前任职的公司有个案例:

公司采购部长基于特定目的,他自行垄断了价值较高的原材料,他的理由是交给下面的人办不放心。

一次这位采购部长出差了,手机联系不上。这时生产车间急需某项原材料,可仓库断货了。这种原材料平时由采购部长负责,其他采购人员没有供应商信息。最后总经理亲自与供应商总经理联系,商讨采购事宜,供应商总经理给出了最新报价信息。

采购人员到财务部请款时我发现该原材料此次报价只有平时的?,当时我的第一感觉是降价了。我向总经理提出可以加大该原材料的采购量,备一部分货,总经理同意了我的意见。

随即总经理向供应商总经理确认降价原因,供应商总经理表示从未降价过。这时总经理和我都预感到此中有猫腻。

总经理指示,凡由这位采购部长经手采购的材料都要挑出来重新询价。这一较真,问题曝光了,这位采购部长亲自操办的采购其价格几乎都是市面价的三倍。说到这,个中缘由相信谁都能判断清楚了。

总经理就此事问我有何解决办法,我提出了三点建议:第一,采购与询价分开,采购人员不管询价,询价人员不管采购;第二,所有的询价要货比三家,询价信息要公开;第三,采购人员与询价人员要定期轮换,不能长期负责同一供应商。

这个案例我想说明一个道理,设计规则等于框定路径,至少可以保证不偏离大的方向,有总胜于无。

二、执行层面:细不细

设计制度时要考虑执行环节所有可能的场景,要在制度中一一加以明确。如果话语模糊,每个规定就可能存在多样性解读,执行人一定会选择对自己最有利的解读行事。

某公司规定,资金支出单笔超过10万元的需报经董事会审批。这项规定看似具体,实际执行中却被架空了。公司总经理为了规避董事会审批,他授意对大额付款进行分拆,譬如把15万付款分为8万与7万两次付出。

这一现象后被董事会知晓,公司《资金支出管理办法》做了补充规定,同一经济事项付款累加超过10万元的,也需报经董事会审批。

内控在执行层面应尽量做到约定明细,流程接地气,让每种可能都有约定,让每项条文都无歧义。

三、考核层面:用不用

中石化的内控制度大概可以作教科书使用。我曾在北京国家会计学院听过中石化的一个处长讲过内控课,中石化的内控制度文本严谨、周密、完整,看得出中石化人为之费了不少心思。估计不少人会质疑:内控设计得这么好,怎么出了陈同海呢?

再好的内控设计如果没有被认真对待不过是一纸空文,把制度用起来才是关键。

还有一个问题需要注意,内控是明确纪律的,最终要落实到奖惩上。我看过某企业集团的制度汇编,每项制度对可为和不可为的情形规定得很清楚,但有一个问题,制度没有闭环,制度中没有约定归口管理部门,没有规定如何检查制度的落实与执行,自然就更不会有惩处的字样了。

固定资产的内部控制措施主要有哪些?

答:固定资产的内部控制措施主要有:

(1)岗位分工。单位不得由同一部门或个人办理固定资产的全过程业务。

(2)授权批准。严禁未经授权的机构或人员办理固定资产业务。

(3)取得与验收控制。外购、自行建造固定资产,其验收应符合相关规定。

(4)日常保管控制。单位应建立固定资产归口分级管理制度,确保管理权责明晰、责任到人。

(5)处置与转移控制。单位处置、出售或将固定资产对外投资,须经有关部门授权或批准。

(6)监督检查。单位监督检查机构对固定资产应定期或不定期地进行检查。

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【转】一种干部人事档案管理射频识别标识编码方法

【专利摘要】一种干部人事档案管理射频识别标识编码方法是利用射频识别技术来标识干部人事档案,以达到计算机管理系统能够快速、远距离、批量识读的目的,其核心是要给每一个人的档案赋予一个全国唯一代码,并将此代码写入相应档案射频识别标识EPC数据存储区内。使射频识别标识与干部人事档案一一对应,便于计算机系统管理,这是干部人事档案信息化建设的基础。其【发明内容】是用单位的9位组织机构代码和某人档案入编时干部人事档案管理计算机系统自动赋予的7位唯一流水号组成的16位代码做为干部人事档案管理的射频识别标识代码,并将此代码写入干部人事档案管理射频识别标识EPC数据存储区。此编码方式使一个人的干部人事档案管理射频识别标识在全国范围内唯一。
【专利说明】一种干部人事档案管理射频识别标识编码方法
一、【技术领域】
本发明专利涉及信息技术、物联网技术。
二、【背景技术】
射频识别技术是一种无线通信技术,该技术利用无线电讯号识别附着于目标物体上的射频识别标识,以获得目标物体的相关信息。相对于条形码、图像识别和生物识别等传统识别技术,射频识别技术具有受环境影响小、信息容量大、防伪功能强等优点。目前常用的无源射频识别技术的常用频段包括低频(125kHz?134.2kHz)、高频(13.56MHz)和超高频(840MHz?960MHz)。相对于低频和高频射频识别技术,超高频射频识别技术又具有读取速度快、读取距离远、多标签读取能力强等优点。
随着超高频射频识别技术的不断完善、设备及标识成本的不断下降,已经在门禁管理、图书管理、资产管理、交通管理等领域得到应用。三、【发明内容】
本发明专利是利用射频识别技术来标识干部人事档案,以达到计算机管理系统能够快速、远距离、批量识读的目的,其核心是要给每一个人的档案赋予一个全国唯一代码,并将此代码写入干部档案射频识别标识EPC数据存储区内,使射频识别标识与干部人事档案一一对应,便于计算机系统管理,这是干部档案信息化建设的基础。其【发明内容】是用单位的9位组织机构代码和某人档案入编时干部人事档案管理计算机系统自动赋予的7位唯一流水号组成的码做为某人干部人事档案管理射频识别标识代码,并将此代码用射频识别读写设备写入相应档案射频标识EPC数据存储区内。使此档案射频标识具有如下特性:
1、在全国范围内唯一。
2、编码方案免费使用。
3、将单位的9位组织机构代码和某人档案入编时干部人事档案管理计算机系统自动赋予的7位唯一流水号组成的代码写入干部人事档案射频标识EPC数据存储区,便于射频识别读写设备批量读取。
4、单位的9位唯一代码应符合“GB/T 11714-1995全国组织机构代码编制规则”的要求。
5、干部人事档案管理射频识别标识类型应符合“IS0/IEC 18000-6-2013信息技术一项目管理的射频识别一第6部分:860MHz至960MHz总频段空中接口通信参数”标准的要求。
组织机构代码是对中华人民共和国内依法注册、依法登记的机关、企、事业单位、社会团体和民办非企业单位颁发一个在全国范围内唯一的、始终不变的代码标识。国家质检总局负责组织机构代码的管理工作。
符合“IS0/IEC18000-6-2013标准的射频识别标识有四个数据存储区,1-TID是由射频识别标识制造商在生产过程中给每一个标识生成的编码,此数据区的内容只可读取,不可改写;2-ReSerVe是密钥存储区;3_EPC代码存储区;4_USER数据存储区。EPC存储区的数据是最先被射频识别读写器读取的数据存储区。一般的唯一标识码都存储在这个区域。

四、【专利附图】
一种干部人事档案管理射频识别标识编码方法附图
【附图说明】
附图是干部人事档案射频识别标识编码结构。

五、【具体实施方式】
1、干部人事档案射频识别标识编码
(I)某单位在组织机构管理中心申请的组织机构代码为123456789。
(2)某人在该单位档案入编时计算机人事档案管理系统给出的唯一流水号为0000016。
(3)此人的干部人事档案唯一代码为:1234567890000016。
2、干部人事档案射频识别标识编码写入
(I)通过射频标识读写设备将上述人事档案唯一代码1234567890000016写入射频标识EPC数据存储区。
(2)此编码标识是在全国范围内唯一的干部人事档案射频识别标识。
【权利要求】
1.一种干部人事档案管理射频识别标识编码方法,包括: a)用单位的9位组织机构代码和某人档案入编时干部人事档案管理计算机系统自动生成的7位流水号组成的全国唯一 16位码做为干部人事档案管理的射频识别标识代码。 b)通过射频识别标识读写器将a)步骤所生成的16位代码写入该射频识别标识EPC数据存储区。
2.如权利要求书I所述的方法,其特征在于,步骤a)所述9位组织机构代码应符合“GB/T 11714-1995全国组织机构代码编制规则”的要求。
3.如权利要求书I所述的方法,其特征在于,干部人事档案管理射频识别标识类型应符合“IS0/IEC18000-6-2013信息技术—项目管理的射频识别—第6部分:860MHz至960MHz总频段空中接口通信参数”标准的要求。

企事业单位如何进行财产保护控制

企业财产保护控制主要包括财产账务保护控制和财产实物保护控制。这里所指的财产主要包括机器设备、电子设备、存货、现金和其他(房屋、家具等)。

1、财产账务保护控制:

①财务部门:会计账务应当全面反映企业所有的财产,有些属于低值品的如果在会计账上没有反映的应当建立备查账,同时要定期拷贝软件或相关文件资料,避免记录受损、被盗、被毁的可能发生。

②行政部门:行政部门应当建立房屋、家具和电子设备等资产管理台账,定期与财务部门对账。

③生产部门:生产部门应当建立机器设备管理台账,定期与财务部门对账。

④仓库:对存货进出应当及时开具票据、登记账务,定期与财务部门对账。

2、财产实物保护控制:

财产实物保护控制主要包括限制未经授权的人员对财产直接接触、财产处置、实物保管、定期盘点、账实核对、财产保险等措施,具体如下:

①限制直接接触:除了财产实物保管部门或人员可以接触财产实物外,其他部门或人员不可直接接触财产。

②财产处置:财产增减应当严格按照审核审批控制要求办理手续,一般由实物保管部门经办、由财务部门审核和企业负责人审批后,才能处置。

③实物保管:现金由出纳保管,其他人员未经批准不得代收现金;机器设备由生产部门负责管理,由车间、班组协助管理;房屋、家具和电子设备由行政部门负责管理,由各部门协助管理;存货由仓库负责管理,所有物质都应当办理入库后,再按照审核审批控制要求办理出库手续。

④定期盘点:企业应当重视账账相符管理,只有确保账账相符的前提下,盘点才有意义。盘点应当根据实际需要定期和不定期举行,应当建立盘点制度和盘点流程,明确责任人,确保财产安全。盘点可以采用先盘点实物再核对账务的形式,也可以采用先核对账务再确认实物的形式。盘点中出现的财产差异应进行调查、分析和处置(包括对责任人的奖惩),并修正相关制度。

⑤财产保险:主要财产应当投保(如火灾险、盗窃险、责任险等),降低企业经营风险,确保财产安全、保值、增值。

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